Datenschutzhinweis zur Nutzung des Videokonferenzsystems „BigBlueButton“

„BigBlueButton“ ist ein Open-Source-Webkonferenzsystem, mit dem virtuelle Konferenz- oder Klassenräume erstellt werden können. Im Rahmen von Dienstversammlungen, Fortbildungsangeboten, schulpsychologischer Beratung und Supervisions- und Coaching-Sitzungen nutzen die Staatlichen Schulämter in Hessen das Konferenztool als Verantwortliche. Im Rahmen der Nutzung der Anwendung kommt es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten.

BigBlueButton hat auf seiner Website seinerseits Hinweise bereitgestellt, inwieweit es im Rahmen der Nutzung der Anwendung zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommt: BigBlueButton Privacy Policy.

Wer ist Verantwortlicher für die Datenübermittlung?

Das jeweils zuständige Staatliche Schulamt ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

1. Anschrift des Verantwortlichen

Die Anschriften der Staatlichen Schulämter in Hessen finden Sie auf der Homepage Ihres zuständigen Staatlichen Schulamts.  

2. Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Die Kontaktdaten der örtlichen Datenschutzbeauftragten finden Sie im Datenschutzhinweis des Schulamtsportals sowie auf den unter 1.) genannten Homepages der Staatlichen Schulämter (dort unter dem Menüpunkt „Zuständigkeiten“).  

Hosting

Das Videokonferenzsystems „BigBlueButton“ wird von der JAR Media GmbH als technischem Dienstleister im Auftrag und nach den Vorgaben der Staatlichen Schulämter in Hessen vorgehalten.

Datenverarbeitung bei der Nutzung von BigBluebutton

Wenn Sie den durch ein Staatliches Schulamt zur Verfügung gestellten Dienst BigBlueButton für die Durchführung von Videokonferenzen oder digitalen Veranstaltungen nutzen, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

  • Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Pseudonym, Benutzerkennung, 
  • Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen) sowie
  • inhaltliche Meetingdaten (Audio-, Video-, ggf. Text- und Bilddaten, die während des Meetings geäußert/ gezeigt werden). 

Eine Aufzeichnung des Meetings oder einzelner Inhalte erfolgt nicht.

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen BigBlueButton als Tool für die Durchführung von Videokonferenzen und digitalen Veranstaltungen zur Verfügung stellen und die Veranstaltungsformate über BigBlueButton abwickeln zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton Ihre Einwilligung einholen, ist die Einwilligung in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a) DS-GVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig und erfolgt durch Versand dieses Schreibens im Vorfeld der Veranstaltung und Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung in Kenntnis der vorliegenden Informationen.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von BigBlueButton für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, ist der Vertrag bzw. die vorvertragliche Maßnahme in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b) DS-GVO Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von BigBlueButton zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das Staatliche Schulamt für den Landkreis und die Stadt unterliegt, ist die rechtliche Verpflichtung in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c) DS-GVO die Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von BigBlueButton für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Staatlichen Schulamt übertragen wurde, so ist die Norm, die die Aufgabe zuweist, in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. e) DSGVO Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten:

Ihre bei der Nutzung von BigBlueButton erhobenen personenbezogenen Daten werden an keine Empfänger innerhalb oder außerhalb des Staatlichen Schulamts weitergegeben.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten:

Ihre personenbezogenen Daten, die im Zuge des Einsatzes von BigBlueButton verarbeitet werden, werden mit Beendigung der jeweiligen BigBlueButton-Session gelöscht. 

Ihre Rechte als Betroffener / Betroffene

Nach Art. 15 DS-GVO haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Recht auf Auskunft gegenüber dem Verantwortlichen. 

Nach den Art. 16, 17, 18, 20 und 21 DS-GVO steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung unzutreffender Angaben, unter Umständen ein Recht auf Löschung, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Recht auf Datenübertragbarkeit und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu. Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen. 

Für die Staatlichen Schulämter in Hessen ist dies der

Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Prof. Dr. Michael Ronellenfitsch
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

Tel.: 0611 1408-0
Fax: 0611 1408-611
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de