Datenschutzhinweis im Rahmen der Online-Anmeldung zur schulpsychologischen Beratung in Hessen

Datenverarbeitende Stelle (Verantwortlicher)

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das zuständige  Staatliche Schulamt. 

Behördliche Datenschutzbeauftragte

Die Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten der Staatlichen Schulämter finden Sie nachfolgend sowie auf den Internetseiten der Staatlichen Schulämter.

Zweck der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden erhoben, um im Rahmen der Anmeldung zur schulpsychologischen BeratungÖffnet sich in einem neuen Fenster Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Folgende personenbezogene Daten werden im Rahmen der Online-Anmeldung erhoben:

• der Name und die Kontaktdaten (Adresse, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) der antragstellenden Person,
• ggf. der Name und die Kontaktdaten (Adresse, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) einer bevollmächtigten Person, 
• ggf. das Geburtsdatum,
• der Ort und der Name der Schule, ggf. die Klassenstufe sowie
• Angaben zum Beratungsgegenstand. 

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden im Regelfall der Auftragsverarbeitung durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung ( hzd.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster) unterliegen. Dabei handelt es sich um eine öffentliche Stelle des Landes Hessen, die Technologie, insbesondere Rechenzentren, für die vom Hessischen Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen und anderen Dienststellen des Landes Hessen gesteuerte Datenverarbeitung zur Verfügung stellt.

Ihre personenbezogenen Daten werden durch das jeweils zuständige Staatliche Schulamt verarbeitet. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur entsprechend der Vorgaben des geltenden Rechts oder mit Einwilligung. Die Einzelheiten zur Weitergabe an öffentliche Stellen ergeben sich aus den jeweils einschlägigen Rechtsvorschriften.

Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung durch das jeweilige Staatliche Schulamt erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e i.V.m. § 83 Abs. 7 HSchG.

Speicherdauer

Nach abschließender Bearbeitung Ihres Anliegens werden die Daten gelöscht oder bei aktenrelevanten Vorgängen entsprechend den einschlägigen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Die Aufbewahrungsfrist für Akten zu Beratungsfällen in der Schulpsychologie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Fallakte, die einer Person zugeordnet ist, geschlossen wurde.

Fallakten sind spätestens zu schließen, wenn länger als 12 Monate keine fallbezogene Beratungstätigkeit in Verbindung mit einem Beratungsfall stattgefunden hat. Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Fallakten beträgt 5 Jahre, die Aufbewahrungsfrist für Fallakten zu Beratungen von Schülerinnen und Schülern beträgt 10 Jahre. In Fällen, in denen im Rahmen der Beratung Hinweise zur vorsätzlichen Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit, der Freiheit oder der sexuellen Selbstbestimmung bekannt wurden, kann ausnahmsweise eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren festgesetzt werden.

Mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer werden die Klientenakten entsprechend der rechtlichen Vorgaben aus § 4 Abs. 1 Hessisches Archiv Gesetz (HArchivG) in der jeweils geltenden Fassung dem Hessischen Staatsarchiv in einem datenschutzkonformen Umfang und einem verschlüsselten Format zur Verfügung gestellt und dann gelöscht.

Speicherung Zugriffsdaten Online-Anmeldung

Die Online-Anmeldung wird von der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung  (hzd.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster) als technischem Dienstleister in unserem Auftrag und nach unseren Vorgaben vorgehalten. Sie erhebt Daten über jeden Zugriff auf die Online-Anmeldung (Logfiles) im technisch notwendigen Umfang.

Zu diesen Zugriffsdaten gehören:

• die IP-Adresse,
• die Session-ID,
• der Name der abgerufenen Webseite,
• die Datei, das Datum und die Uhrzeit des Abrufs,
• die übertragene Datenmenge,
• die Meldung über den erfolgreichen Abruf,
• der Browsertyp nebst Version,
• die Referrer-URL. 

Aus Gründen der Datensicherheit, also um unerlaubte Zugriffe aufklären oder Missbrauch der Internetseite verhindern zu können, wird die vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners erfasst, gespeichert und 7 Tage nach dem Ende des Zugriffs automatisch gelöscht. Die restlichen Zugriffsdaten werden in anonymisierter Form 31 Tage aufgehoben.

Ein Drittstaatentransfer, eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte oder an eine internationale Organisation findet nicht statt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

Ihre Rechte

Bezüglich der Datenverarbeitung stehen Ihnen/Ihrem Kind die nachfolgenden Betroffenenrechte zu.

1. Recht auf Auskunft

Sie können nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über die Sie/Ihr Kind betreffenden verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um dem Verantwortlichen das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG eingeschränkt wird

2. Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie/Ihr Kind betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen.

3. Recht auf Löschung

Unter den in Art. 17 DS-GVO und § 34 HDSIG genannten Bedingungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. der personenbezogenen Daten Ihres Kindes verlangen. Der Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie oder Ihr Kind betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Nach Art. 18 DS-GVO können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Nach Art. 20 DS-GVO stellen der Verantwortliche Ihnen unter den dort genannten Bedingungen und auf Antrag die Sie/Ihr Kind betreffenden, bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung, sodass die Daten einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden können.

6. Recht auf Widerspruch

Nach Art. 21 DS-GVO haben Sie/ Ihr Kind das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer bzw. der besonderen Situation Ihres Kindes ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie/Ihr Kind betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht immer nachkommen werden, z. B. wenn im Sinne von § 35 Hessisches Datenschutzgesetz im Rahmen der amtlichen Aufgabenerfüllung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung der Daten verpflichtet.

7. Recht auf Beschwerde

Sollten Sie der Auffassung sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet wurden, können Sie sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde in Hessen ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail:  poststelle@datenschutz.hessen.de

Kontaktformular für BeschwerdenÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Allgemeine Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Internetseiten des Hessischen Beauftragten für Datenschutz www.datenschutz.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster. 

8. Recht auf Widerruf

Sofern einer Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung stattfindet, erfolgt die Erteilung der Einwilligung freiwillig. Erteilte Einwilligungserklärungen zur Verwendung der genannten Daten können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte oder bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an das Staatliche Schulamt, in dem Sie oder ihr Kind die schulpsychologische Beratungsleistung in Anspruch genommen hat.

Die Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten der Staatlichen Schulämter finden Sie nachfolgend.