Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anwendung „Fehlzeiten Lehrkräfte in Schule (FLiS)"

Verantwortlichkeit 

An der Datenverarbeitung in der Anwendung „Fehlzeiten Lehrkräfte in Schule (FLiS)" sind das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen, das für Sie zuständige Staatliche Schulamt sowie Ihre Schule beteiligt. Diese Stellen haben gemeinsam Mittel und Zwecke der Datenverarbeitung in der Anwendung festgelegt. Sie sind daher nach Art. 26 der EU-Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, DS-GVO) vom 27. April 2016 (ABl. L 119 S. 1, ber. L 314 S. 72, 2018 L 127 S. 2 und 2021 L 74 S. 35) gemeinsam für die Datenverarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Ihre Schule erhebt als datenverarbeitende Stelle Daten zu den krankheitsbedingten Fehlzeiten der an der Schule beschäftigten Lehrkräfte und sozialpädagogischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese werden von der Schule in elektronischer Form an das für die Schule zuständige Staatliche Schulamt übermittelt.

Das Staatliche Schulamt übernimmt die von den Schulen gemeldeten Fehlzeiten in das Personalverwaltungssystem des Landes Hessen. Es prüft, ob die Schule ihren Benachrichtigungspflichten aus der Dienstordnung für Lehrkräfte, Schulleiterinnen und Schulleiter und sozialpädagogische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vom 4. November 2011 (ABl. S. 870), zuletzt geändert durch Gesetz vom 13. Mai 2022 (GVBl. S.286) nachkommen und erstellt einen Jahresbericht zu den gemeldeten Daten.

Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen erhält aggregierte, anonymisierte Daten zu den gemeldeten Fehlzeiten. Mit diesen Daten erstellt das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen eine anonyme Krankenstandstatistik für den Bereich Schule.

Die Rechte und Pflichten der beteiligten Stellen im Rahmen der gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DS-GVO wurden im Einführungserlass zur Anwendung „Fehlzeiten Lehrkräfte in Schule (FLiS)"  festgelegt.

Behördliche Datenschutzbeauftragte

Die behördliche Datenschutzbeauftragte des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse:

Datenschutzbeauftragter.HMKB@kultus.hessen.de.

Die Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten des für Sie zuständigen Staatlichen Schulamts können Sie der nachfolgenden Übersicht entnehmen sowie der Datenschutzerklärung des Schulamtsportals.

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten Ihrer Schule entnehmen Sie bitte der Webseite Ihrer Schule.

Datenverarbeitung

Im Zusammenhang mit der Anwendung „Fehlzeiten Lehrkräfte in Schule (FLiS)“ werden durch Ihre Schule und das für Sie zuständige Staatliche Schulamt folgende Daten von Ihnen verarbeitet: 

• der Beginn und das Ende der Fehlzeit, 
• der Grund der Fehlzeit sowie  
• eine Checkbox für die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung.

Zusätzlich werden aus dem Personalwirtschaftssystem des Landes Angaben zu Ihrem Namen und Vornamen, zum Geburtsdatum, zur Personalnummer, zum Mitarbeiterkreis, zur  Sachbearbeitung Zeiterfassung, dem zuständigen Schulamt und die bereits gepflegten Abwesenheiten in die Anwendung „Fehlzeiten Lehrkräfte in Schule (FLiS)“ übermittelt und dort von Ihrer Schule und dem zuständigen Staatlichen Schulamt verarbeitet. 

Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen erhält auf dieser Basis aggregierte, anonymisierte Daten zur Erstellung einer Krankenstandstatistik im Bereich Schule.

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Schulen verarbeiten die Daten zum Zweck der nachweisbaren Dokumentation der krankheitsbedingten Fehlzeiten von Lehrkräften und sozialpädagogischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Schulen und zur Erfüllung ihrer diesbezüglichen Berichtspflichten gegenüber den Staatlichen Schulämtern.

Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen und die Staatlichen Schulämter verarbeiten die Daten zu Planungs- und Steuerungszwecken in der Personalwirtschaft und dem Gesundheitsmanagement. Die Datenverarbeitung durch das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen erfolgt zusätzlich zum Zweck der regelmäßigen Erstellung einer anonymisierten Krankenstandstatistik Schule im Personalbereich.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen, die Staatlichen Schulämter und die Schulen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO und Art. 88 DS3/5 GVO i.V.m. § 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) vom 3. Mai 2018 (GVBl. S. 82) zuletzt geändert durch Gesetz vom 15. November 2021 (GVBl. S. 718).

Zum Geschäftsbereich des Hessischen Ministeriums für Kultus, Bildung und Chancen gehören die öffentlichen Schulen des Landes Hessen. Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen ist oberste Schulaufsichtsbehörde. Es übt nach § 96 Abs. 1 Satz 2 Hessisches Schulgesetz (HSchG) vom 30. Juni 2017 (GVBl. S. 150), zuletzt geändert durch Gesetz vom 13. Mai 2022 (GVBl. S. 286) die mittelbare Fach- und Dienstaufsicht über die Schulen aus und stellt die Anwendung FLiS in diesem Zusammenhang zur Verfügung. Die Lehrkräfte der Schulen stehen in der Regel in einem Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis des Landes Hessen (§ 86 HSchG). Das Ministerium übernimmt zentrale Planungs- und Steuerungsaufgaben in der Bildungspolitik. Dies umfasst auch die landesweite Steuerung und Planung des Personals für die Schulen.

Die Staatlichen Schulämter üben nach § 95 Abs. 1 HSchG die Fach- und Dienstaufsicht über die Schulen aus und sind personalaktenführende Stelle. Die Datenverarbeitung durch die Staatlichen Schulämter und Schulen erfolgt nach Art. 88 DSGVO i.V.m. § 23 HDSIG im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Die Schulen sind zudem nach §§ 18 Abs. 3, 23 Abs. 3 der Dienstordnung für Lehrkräfte, Schulleiterinnen und Schulleiter und sozialpädagogische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtet, die Staatlichen Schulämter über Fehlzeiten der Lehrkräfte zu benachrichtigen.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden im Rahmen der Wartung und Weiterentwicklung der Anwendung an folgende Dienstleister übermittelt und im Auftrag der datenschutzrechtlich verantwortlichen Stellen verarbeitet:

• Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD), Mainzer Straße 29, 65185 Wiesbaden,
• Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (HCC), Mainzer Straße 75, 65189 Wiesbaden.

Zusätzlich werden Ihre Daten im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit an die mitverantwortlichen Stellen entsprechend der dargestellten Abläufe übermittelt. Im Rahmen der Datenerhebung in den Schulen, können die Daten an von der Schulleitung mit der Bearbeitung betrauten Personen übermittelt werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die mit der Verarbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist. Die in der Anwendung FLiS verarbeiteten Daten werden drei Jahre nach Erstellung der Jahresmeldung durch die Staatlichen Schulämter gelöscht. Die Jahresmeldung ist bis zum 31. Januar des Folgejahres der Datenerfassung abzuschließen.

Weitere Informationen

Sie sind im Rahmen Ihres Dienst- bzw. Beschäftigungsverhältnisses zur Bereitstellung Ihrer Daten verpflichtet. Dies ergibt sich aus dem Dienst- oder Beschäftigungsverhältnis sowie aus § 5 des Gesetzes über die Zahlung des Arbeitsentgelts an Feiertagen und im Krankheitsfall vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1014,1065), zuletzt geändert durch Gesetz vom 22. November 2019 (BGBl. I S.1746) (EntgFG) bzw. § 12 der Dienstordnung für Lehrkräfte, Schulleiterinnen und Schulleiter und sozialpädagogische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Werden die Daten schuldhaft nicht bereitgestellt, kann dies dienstrechtliche bzw. arbeitsrechtliche Folgen haben.

Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung

Bezüglich der Datenverarbeitungen können betroffene Personen die ihnen aus Art. 15 bis 22 DS-GVO zustehenden Rechte grundsätzlich gegenüber allen gemeinsam verantwortlichen Stellen geltend machen.

Primäre Anlaufstelle für Betroffenenanfragen ist Ihre Schule unter den in der Anlage genannten Kontaktdaten. Diese ist für die Gewährleistung der Betroffenenrechte und der Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten zuständig.

Nach den Regelungen der DS-GVO stehen Ihnen bezüglich der Datenverarbeitung die nachfolgenden Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art.18 DS-GVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO),
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO).

Sie haben jederzeit das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzulegen. Datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde des Landes Hessen ist: 

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden

Telefon: +49 611 1408-0
Fax: +49 611 1408-611

E-Mail-Adresse: poststelle@datenschutz.hessen.de