Der Antrag ist mit allen Anlagen – sofern die Erstattung der Reisekosten beantragt wird – sechs Monate nach Abgabe des Erstattungsantrages aufzubewahren und bei Aufforderung der Hessischen Bezügestelle vorzulegen.
Die Abrechnung bzw. Erstattung von Reisekosten bei Fortbildungen von Lehrkräften sowie der Schulleitung belastet das Schulbudget. Die Schulleitung erhält über die monatlichen Finanzberichte eine Information über die Höhe der zu Lasten des Schulbudgets ausgezahlten Reisekosten.
Das Reiseschema „Aus- und Fortbildungsreise“ kann auch genutzt werden, um beispielsweise Reisen im Zusammenhang mit dem pädagogischen IT-Support oder sonstige Landesaufgaben über das Schulbudget zu finanzieren.
Sofern bei Lehrkräften die Finanzierung zu Lasten des Schulamtsbudgets erfolgt, ist die Budgetzusage des Staatlichen Schulamtes im Genehmigungsvermerk von der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter zu dokumentieren.