Datenschutzhinweis zur schulpsychologischen Beratung in Hessen

Datenverarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit

An der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Durchführung der schulpsychologischen Beratung und der Nutzung damit verbundener digitaler Anwendungen sind das Hessische Kultusministerium sowie die Staatlichen Schulämter beteiligt.

Für diese Datenverarbeitung besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DS-GVO zwischen dem Hessischem Kultusministerium und dem jeweiligen Staatlichen Schulamt, das die jeweilige Beratungsleistung erbringt.

Kontaktdaten der datenschutzrechtlichen verantwortlichen Stellen: 

Hessisches Kultusministerium
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden

Tel.: +49 611 368-0
E-Mail: poststelle@hkm.kultus.hessen.de

Datenschutzbeauftragter: Datenschutzbeauftagter.hkm@kultus.hessen.de

Die Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten der Staatlichen Schulämter finden Sie nachfolgend. 

Die jeweiligen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten der an der Datenverarbeitung beteiligten Stellen sind im Einführungserlass zu der von der Schulpsychologie Hessen genutzten digitalen Anwendungen geregelt. Der wesentliche Inhalt der Vereinbarung nach Art. 26 Abs. 2 DS-GVO wird von den Staatlichen Schulämtern bereitgestellt und kann auf Anfrage eingesehen werden.

Bezüglich der Datenverarbeitungen können betroffene Personen die ihnen aus Art. 15 bis 22 DS-GVO zustehenden Rechte grundsätzlich gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Primäre Anlaufstelle für Betroffenenanfragen ist das jeweilige Staatliche Schulamt unter den genannten Kontaktdaten.

Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden zum Zweck der Durchführung der schulpsychologischen Beratung von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern und Eltern verarbeitet. 

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

a) Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Ersterfassung von Klienten in der schulpsychologischen Beratung

Entscheidet sich eine Klientin oder ein Klient dazu, schulpsychologische Beratung in Anspruch zu nehmen, werden zunächst verschiedene Daten der Klientin oder des Klienten in einer Ersterfassung des Beratungsfalls verarbeitet.

Sofern die Beratung nicht als anonymer Fall angelegt wird, werden bei Ersterfassung der Klientin oder des Klienten Angaben zu ihrer oder seiner Person wie Name, Vorname, Geburtstag (mindestens Geburtsjahr, auch bei anonymen Fällen), Geschlecht, Schule und Klassenstufe und Klientenstatus (Schülerin oder Schüler, Lehrkraft, andere, anonym) erfasst. Handelt es sich bei der Klientin oder dem Klienten um eine minderjährige Person werden zusätzlich Name, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht der Mutter und/oder des Vaters der Klientin oder des Klienten verarbeitet. Im Rahmen der Ersterfassung wird zudem aus technischen Gründen eine automatische Kennziffer (PID) zur Klientin oder dem Klienten erzeugt.

Die Daten zur Person der Klientin oder des Klienten können bei der Ersterfassung optional um Angaben zu Anrede, Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ und Ort) sowie Kontaktdaten (Telefon-/Mobilnummer, E-Mail-Adresse) und Telefonnummer einer Lehrkraft ergänzt werden. Werden Angaben zu Mutter oder Vater der Klientin oder des Klienten gemacht, können bei Ersterfassung zusätzlich Informationen zum Vorliegen der Sorgeberechtigung, Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) und Kontaktdaten (Telefon-/Mobilnummer) verarbeitet werden.

Folgende Daten zum Beratungsfall können optional bei der Ersterfassung hinterlegt werden: Angaben zum Wohnort (lebt bei Mutter/Vater), Angaben zum leiblichen Verwandtschaftsverhältnis zu Mutter oder zum Vater, Angaben zur Klassenlehrerin oder zum Klassenlehrer. Zusätzlich können hier auch Information zur Klassenlehrkraft erfasst werden.

b) Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Durchführung der schulpsychologischen Beratung

Im Rahmen der Durchführung der schulpsychologischen Beratung werden Angaben zum Beratungsanlass, Beginn der Beratung (Anmeldedatum, Beratungsbeginn/Erstgespräch) erhoben, es können im weiteren Verlauf die Daten zur Person der Klientin oder des Klienten mit Informationen zu Titel, Geburtsname, Rufname, früherer Name sowie ggf. Zusätzen, Staatsangehörigkeit, Geburtsort und -land sowie weiteren im Einzelfall erforderlichen Informationen zu den Adressdaten ergänzt werden.

Zum Beratungsfall können optional folgende weitere Daten erfasst werden: Angaben zu der anmeldenden Person (z.B. Anmeldung durch Eltern, Anmeldung durch Schülerin oder Schüler) und Angaben zur Anregung zur Anmeldung (z.B. Lehrkraft, Schulsozialarbeit), ggf. amtsinternes Aktenzeichen, Anzahl Geschwister, Nationalität, Muttersprache, Vorliegen von Fluchterfahrung, Schulform/Bildungsgang, weitere Informationen zur Klasse und Schule (Freitext), Tag der ersten Einschulung, Angaben zum Besuch von Vorschule und Vorklasse, Klassenwiederholung, inklusive Beschulung und dem Vorliegen eines Förderanspruchs.

Die schulpsychologische Beratungstätigkeit wird durch Angaben zu Datum und Tätigkeit der Beratung sowie Fallende und letzten Kontakt mit der Klientin oder dem Klienten dokumentiert. Weiterhin können zur Dokumentation der Beratung Angaben zu Uhrzeit, Ort der Beratung, beteiligten Personen, fallbezogenen Zusammenarbeit, besonderen Aufbewahrungspflichten und weitere im Einzelfall erforderliche Informationen verarbeitet werden.

Empfänger und Kategorien von Empfängern

Im Rahmen der technischen Bereitstellung der von der schulpsychologischen Beratung genutzten digitalen Anwendung werden Ihre Daten bzw. die Daten Ihres Kindes an Auftragsverarbeiter übermittelt.

Im Zusammenhang mit dem Hosting der Daten wird der zentralen IT-Dienstleister des Landes, die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD), Mainzer Straße 29, 65185 Wiesbaden eingesetzt. Eine Datenübermittlung im Zusammenhang mit Support und Wartung der Anwendung erfolgt durch das Unternehmen GAUSS-LVS mbH, Technologiepark 19, 33100 Paderborn.

Je nach individuellem Beratungsfall und nach einer vorhergehenden Schweigepflichtentbindung durch die betroffene Person kann es zu einer Datenübermittlung an folgende Empfängerkategorien kommen: 

• Schulen (z.B. Lehrkräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Schulen),
• Ärzte und Psychotherapeuten,
• Jugendämter,
• andere Beratungsstellen.

Ohne eine Entbindung von der Schweigepflicht durch die betroffene Person dürfen Daten bei Vorliegen eines rechtfertigenden Notstandes nach § 34 StGB oder einer Anzeigepflicht zur Verhinderung bestimmter, schwerwiegender Straftaten nach §§ 138, 139 Abs. 3 StGB an Strafverfolgungsbehörden weitergegeben werden. Eine Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt nicht. 

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch das Hessische Kultusministerium ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO i.V.m. § 96 Abs. 1 Satz 2 HSchG. Die Datenverarbeitung durch das jeweilige Staatliche Schulamt erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e i.V.m. § 83 Abs. 7 HSchG.

Speicherdauer

Die Aufbewahrungsfrist der Klientenakte beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Fallakte, die einer Person zugeordnet ist, geschlossen wurde. Werden die Daten in einer Fallakte nicht länger für den verfolgten Zweck benötigt, ist die Fallakte durch die jeweils für den Vorgang zuständige Schulpsychologin bzw. Schulpsychologen zu schließen. Fallakten sind spätestens zu schließen, wenn länger als 12 Monate keine fallbezogene Beratungstätigkeit in Verbindung mit einem Beratungsfall stattgefunden hat. Als Datum für das Schließen der Fallakte ist stets das Datum der letzten Beratungstätigkeit im Zusammenhang mit einem Beratungsfall zu dokumentieren.

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Fallakten beträgt 5 Jahre, die Aufbewahrungsfrist für Fallakten zu Beratungen von Schülerinnen und Schülern beträgt 10 Jahre.

In Fällen, in denen im Rahmen der Beratung Hinweise zur vorsätzlichen Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit, der Freiheit oder der sexuellen Selbstbestimmung bekannt wurden, kann ausnahmsweise durch manuelles Auswählen einer Checkbox eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren gesetzt werden.

Mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer werden die Klientenakten entsprechend der rechtlichen Vorgaben aus § 4 Abs. 1 Hessisches ArchivGesetz (HArchivG) in der jeweils geltenden Fassung dem Hessischen Staatsarchiv in einem datenschutzkonformen Umfang und einem verschlüsselten Format zur Verfügung gestellt und dann gelöscht.

Weitere Informationen

Soweit zur Vorbereitung einer Entscheidung nach dem Hessischen Schulgesetz schulpsychologische Untersuchungen erforderlich werden, besteht nach § 71 Abs. 1 HSchG eine Pflicht zur Bereitstellung der für eine Untersuchung erforderlichen Daten. Dies gilt auch wenn im Einzelfall durch die Schulaufsichtsbehörde eine solche Untersuchung angeordnet wird.

Im Rahmen der freiwilligen Inanspruchnahme schulpsychologischer Beratung besteht keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Eine Beratung kann auch anonym in Anspruch genommen werden. In diesem Fall werden lediglich der Beratungsfall ohne Angabe von personenbezogenen Daten dokumentiert.

Ihre Rechte

Bezüglich der Datenverarbeitung stehen Ihnen/Ihrem Kind die nachfolgenden Betroffenenrechte zu.

1. Recht auf Auskunft

Sie können nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über die Sie und die Ihr Kind betreffenden verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um dem Verantwortlichen das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG eingeschränkt wird.

2. Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie oder Ihr Kind betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen.

3. Recht auf Löschung

Unter den in Art. 17 DS-GVO und § 34 HDSIG genannten Bedingungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. der personenbezogenen Daten Ihres Kindes verlangen. Der Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie oder Ihr Kind betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Nach Art. 18 DS-GVO können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Nach Art. 20 DS-GVO stellen der Verantwortliche Ihnen unter den dort genannten Bedingungen und auf Antrag die Sie/Ihr Kind betreffenden, bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung, sodass die Daten einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden können.

6. Recht auf Widerspruch

Nach Art. 21 DS-GVO haben Sie/ Ihr Kind das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer bzw. der besonderen Situation Ihres Kindes ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie/Ihr Kind betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings kann dem nicht immer nachkommen werden, z. B. wenn im Sinne von § 35 Hessisches Datenschutzgesetz im Rahmen der amtlichen Aufgabenerfüllung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung der Daten verpflichtet.

7. Recht auf Beschwerde

Sollten Sie der Auffassung sein, dass bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet wurden, können Sie sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde in Hessen ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Tel.: 0611/1408-0, www.datenschutz.hessen.de/service/beschwerdeÖffnet sich in einem neuen Fenster

8. Recht auf Widerruf

Sofern einer Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung stattfindet, erfolgt die Erteilung der Einwilligung freiwillig. Erteilte Einwilligungserklärungen zur Verwendung der genannten Daten können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte oder bei Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an das Staatliche Schulamt, in dem Sie oder ihr Kind die schulpsychologische Beratungsleistung in Anspruch genommen hat. Die Kontaktdaten der behördlichen Datenschutzbeauftragten der Staatlichen Schulämter finden Sie nachfolgend.