Bei der Entscheidung über die Aufnahme sind vorrangig die Schülerinnen und Schüler zu berücksichtigen, bei denen besondere soziale oder familiäre Umstände vorliegen.
Ein solcher prioritär aufzunehmender Härtefall kann aus unterschiedlichen Gründen vorliegen: Dies können zum einen gesundheitliche Gründe sein, wenn ein Kind etwa krankheitsbedingt keinen langen Schulweg auf sich nehmen kann. Daneben sind auch soziale Gründe denkbar, etwa wenn ein Elternteil schwer erkrankt ist (Nachweis durch den Amtsarzt) und begründet dargelegt wird, dass eine wohnortnahe Beschulung unbedingt notwendig ist. Wenn zum Beispiel jemand alleinerziehend ist oder wenn ein Kind keine öffentlichen Verkehrsmittel nutzen möchte, begründet dies noch keinen Härtefall.
Über die Anerkennung eines Härtefalls entscheidet die aufnehmende Schule in Absprache mit dem Staatlichen Schulamt. Anerkannte Härtefälle werden in jedem Fall prioritär aufgenommen.
Der mutmaßliche Härtefall muss durch Unterlagen (beispielweise Atteste), die dem Antragsformular beigefügt werden, belegt werden. Liegt bei einem Kind ein medizinisch begründeter Härtefall vor, so ist es notwendig, dass die Eltern neben den bisherigen diagnostischen Unterlagen auch ein aktuelles fachärztliches Gutachten erstellen lassen. Mit diesen gesamten Unterlagen wenden sie sich dann an den kinder- und jugendmedizinischen Dienst des Gesundheitsamts Frankfurt. Dieser nimmt, abhängig von der Fragestellung, eine entsprechende Prüfung der vorgelegten Befunde vor.
Ein Härtefall kann in der Regel nur berücksichtigt werden, wenn er mit der Antragstellung geltend gemacht wird. Nachträglich geltend gemachte Härtefälle begründen meist keinen Aufnahmeanspruch. Anträge, die erst nach dem 15. April beim Kinder- und Jugendmedizinischen Dienst eingehen, können nicht mehr rechtzeitig zum Aufnahmetermin bearbeitet werden.